Upravljanje zalihama

Veličina zaliha, njihova vrednost, određena je sa više faktora i kriterijuma i one se prvi put formiraju prilikom otvaranja apoteke („punjenje“) i često mogu da budu duže vremena uslovljene upravo ovom akcijom.

Namerno izbegavam da padnem u zamku koju ova tema nameće:

„šta treba da imam u apoteci i koliko?“ i prelazim isključivo na onaj deo u kome se bavim granicama koje određuju zalihe i koje značajno utiču na njihovu vrednost.

Upravljanje rokovima

Jedan od najznačajnih faktora za zalihe u apoteci je rok trajanja. Kao što ste već čitali, a i sami znate, problem lekova sa prošlim rokom nije samo u finansijskom gubitku već i u nerešenim pravilima o načinu njihovog odlaganja i uništavanja.

Pored lekova i drugi proizvodi u apoteci imaju ograničen rok trajanja, od hrane za bebe pa sve do medicinske kozmetike. Periodični popisi i zapisnici o proizvodima kojima je prošao rok značajno umanjuju prihode apoteke svake godine.

Upravljanje rokovima je procedura koja se proteže kroz sve ostale procedure:

Planiranje nabavke

• Prilikom svakog planiranja nabavke proverite postojeće zalihe, napravite izveštaj o rokovima robe koji ističu u tekućem i u sledećem mesecu.
• Proverite koliko često lekovi sa kratkim rokom „napuštaju“ apoteku.
• Napravite grupe lekova koji mogu da budu sa kratkim rokom do 6 meseci, pa do tri ili dva meseca.

Kontakt sa dobavljačem

• Probajte da obezebedite uslove da možete da vratite zalihe kratih rokova ukoliko za određeno vreme ne uspete da ih izdate.
• Detaljnije razovarajte sa svojim referentom o rokovima jer ima lekova koji ne mogu da imaju rokove duže od jedne ili dve godine

Prijem robe

• Svako od vas prilikom prijema robe mora da se drži procedure za proveru roka.
• Prihvatajte samo one kratke rokove za koje ste se dogovorili sa referentom ili za lekove za koje znate da postoje pacijenti koji ih u vašoj apoteci uzimaju u okviru redovne terapije.
• One sa kratkim rokom koje niste tako ugovorili vraćajte odmah ili u dogovoru sa referentom.
• Upišite podatke o kratkim rokovima odmah po zaduživanju apoteke

Rad za recepturom

• Ne „uvaljujte“ kratke rokove
• Napomenite pacijentu da je lek sa kratkim rokom i objasnite mu zašto je to tako:

• zbog inače kratkog vremena u kome se zadržava aktivnost lekovite supstance
• usled nedostatka leka i povremenog uvoza pod uslovima koji podrazumevaju kratak rok

• Planirajte hroničnu terapiju zajedno sa pacijentom tako da može da koristi i lekove koji su u kratkom roku, pre njihovog isteka

Uređenje i preraspodela robe na policama

• Ređajte kutije po rokovima, tako da su najkraći rokovi uvek prvi.
• Proveravajte redosled prilikom svake nabavke
• Proveravajte redosled jednom nedeljno, svake subote, na primer.